Auto-Pengajuan BMHP Laboratorium

Cara kerja sistem ini

1. Data pemeriksaan masuk otomatis. Jumlah tiap jenis tes (± 60 jenis) diambil dari laporan DATA PENUNJANG (dashboard) yang diperbarui setiap tanggal 12, tanpa hitung manual.
2. Jumlah tes diubah menjadi pemakaian BMHP dan reagen beli putus. Contoh: setiap darah lengkap memakai 1 tabung EDTA; setiap pemeriksaan malaria memakai kaca objek, cat Giemsa, dan rapid malaria; setiap BMP memakai cat Wright dan buffer Merck. BMHP prosedur flebotomi (spuit, swab, plester, kasa, handscoon) tidak diajukan lab karena bon gudang bersama keperawatan; hanya tabung vakum yang diajukan.
3. Cadangan menyesuaikan kondisi lapangan. Pengaturan Cadangan (%) bawaannya 0. Bila stock opname menunjukkan pemakaian riil di atas hitungan dari jumlah tes (sampel ulang, tes batal, pemakaian lain), naikkan satu angka ini untuk semua item; tidak ada koreksi per item.
4. Kebutuhan diestimasi secara statistik dari pola bulan-bulan terakhir dan pola musiman tahun lalu (mis. lonjakan Oktober); tiap item memilih sendiri model terbaik berdasarkan uji mundur, dan aplikasi memberi tanda ▲ bila pemakaian naik 2 bulan berturut-turut, dengan akurasi estimasi bulanan ± 90% (meleset rata-rata ± 10%). Selisih itu ditutup stok aman setara ± 25–30% pemakaian sebulan yang dihitung dari besarnya kesalahan estimasi, dengan tingkat keyakinan sesuai kepentingan barang: Vital 97,5% (risiko kekurangan 2,5%), Esensial 95%, Non-esensial 90%. Stok aman hanya menutup naik-turun biasa, bukan cadangan tambahan.
5. Form terbit setiap tanggal 1, tiap item untuk kebutuhan 3 bulan. Item yang stoknya masih tercakup pesanan sebelumnya tidak diajukan (tampil "cukup s/d …"); item yang akan habis diajukan sekaligus untuk 3 bulan agar volume besar dan harga lebih baik, tanpa menambah stok aman.
6. Sisa stok dikurangkan. Bawaannya estimasi otomatis; bila ada hasil cek fisik atau stock opname, angka itu yang dipakai dan sekaligus memoderasi faktor. Cek fisik tidak ditinggalkan, hanya tidak menyandera pengajuan.
7. MCU massal ditambahkan terpisah. Haji, instansi, mahasiswa: isi kartu Antisipasi lonjakan MCU (nama, bulan, peserta, panel narkoba 1/3/4/5/6/7 parameter); kebutuhannya dihitung seketika dan masuk form yang cakupannya memuat bulan MCU itu (jalur rutin) atau form khusus mendesak kapan saja. Item yang ikut lonjakan dicentang di kolom Lonjakan MCU tabel Pengajuan (1 per peserta + 5%). Di Word tertulis per item "termasuk +N box antisipasi MCU … (bulan)".
8. Form resmi per PPK. Satu form untuk PPK Bahan Medis Habis Pakai, satu untuk PPK Bahan Kimia, satu untuk PPK Alat Tulis Kantor, format RS dengan keterangan "(kebutuhan 3 bulan)" di tiap item. Admin cukup unduh Word, periksa, minta tanda tangan, kirim ke PPK masing-masing.

Tujuannya satu: stok tidak lagi meleset, tidak kehabisan dan tidak menumpuk, dengan pengajuan yang bisa diaudit sampai ke jumlah tes.

Centang Ajukan di kiri dan ikut MCU di kolom kedua. Item yang dicentang ikut MCU dihitung 1 per peserta + cadangan 5%. Di bawah nama barang, pilih PPK tujuan form (BMHP / Kimia / ATK). Tabel bergulir di dalam kotaknya sendiri, jadi penggeser kanan-kiri selalu terlihat di bawah kotak; bisa juga pakai tombol ◀ ▶ atau Shift + roda mouse.

Faktor konversi tes → BMHP

Pemakaian bulanan satu item = Σ (jumlah tes × faktor). Satu pasien dengan banyak parameter kimia tetap memakai satu tabung serum, jadi glukosa dipakai sebagai wakil jumlah pasien kimia. _pungsi = pasien lab × faktor pungsi (di Pengaturan), mewakili jumlah pengambilan darah vena. Kelas VEN menentukan tingkat layanan stok aman: Vital 97,5%, Esensial 95%, Non-esensial 90%. Faktor sebaiknya dikalibrasi sekali dengan pemakaian riil, lalu dicek tiap semester.

Data jumlah pemeriksaan

Sumber: sel A1 sheet Data Aplikasi Dashboard (diisi otomatis dari DATA PENUNJANG tiap tanggal 12). Buka sheet, salin isi sel A1, tempel di bawah, lalu tekan Muat. Data bawaan: Januari–Oktober 2026.

Data tahun lalu (pola musiman)

Dipakai untuk mengenali pola bulanan yang berulang, misalnya lonjakan Oktober. Tiap item tetap diuji: pola musiman hanya dipakai bila terbukti lebih akurat. Kenaikan/penurunan musiman dibatasi 0,8–1,3 × rata-rata agar kejadian sekali lewat (mis. MCU besar Januari 2025) tidak terbawa. Sumber: sel A1 tab Data2025 di sheet yang sama. Tahun depan ganti dengan data setahun penuh tahun ini.

Rata-rata tes per bulan = jumlah pemeriksaan yang menjadi dasar hitung item itu, rata-rata 3 bulan terakhir. Estimasi kebutuhan = perkiraan pemakaian pada bulan barang diterima. Jumlah diajukan = estimasi kebutuhan + stok aman − sisa stok, dibulatkan ke kemasan.

Jadwal terbit dan cakupan pesanan

Form tetap terbit tiap bulan. Dengan cakupan 3 bulan, tiap item hanya diajukan saat stoknya akan habis sebelum pesanan berikutnya tiba, dan jumlahnya untuk 3 bulan sekaligus (volume lebih besar, posisi tawar lebih baik). Item lain ditampilkan "cukup sampai …". Stok aman tetap dihitung bulanan karena pengecekan tetap tiap bulan.

Bawaan tanggal 1. Tugas otomatis di Claude juga berjalan tanggal 1. Bila tanggal di sini diubah, samakan sel tanggal_terbit di tab BMHP sheet dan minta Claude memindahkan jadwal tugasnya.

Identitas dokumen

Parameter perhitungan

Metode: deret pemakaian diredam pencilannya (winsor IQR), lalu tiap item memilih model estimasi terbaik dari rata-rata bergerak 3 bulan, pemulusan eksponensial sederhana, Holt tren teredam, dan regresi tren berdasarkan MAE uji mundur 3 bulan. Stok aman = Z(VEN) × RMSE estimasi × √(lead time + periode). Sisa stok estimasi = stok aman + (estimasi bulan terakhir − realisasi). Pengajuan = estimasi bulan pengiriman × (1 + cadangan) + stok aman − sisa stok, dibulatkan naik ke kemasan. Bila memilih "Hasil cek fisik", angka cek fisik menggantikan sisa stok estimasi.